Anankei: Avento is een betrouwbare en flexibele partner
Referentverhaal van Anankei, Bart De Kerpel, Directeur www.anankei.be
De beste mensen selecteren dat is onze job. Microsoft Dynamics CRM Human Capital helpt ons daarbij!
Niets is zo duur en overbodig dan een softwarepakket dat niemand gebruikt. Een systeem met zoveel modaliteiten dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Een pakket dat veel kan maar niet datgene wat jij wil. Een systeem dat meer tijd kost dan het oplevert. Bart De Kerpel van Anankei kan ervan meespreken. "Gelukkig hebben we toen het Avento-team ingeschakeld", zegt hij.
Anankei is een projectsourcing bedrijf voor ICT'ers. "Onze klanten doen beroep op onze consultants voor allerlei IT-projecten", legt Bart De Kerpel uit. "De klanten die beroep doen op ons netwerk van IT-specialisten zijn heel divers: van bedrijven uit de chemie- en voedingssector, over informaticabedrijven, tot grote namen zoals: Belgacom, Telindus of de overheid. Anankei bestaat sinds 2005 en zowel ons klanten- als ons medewerkersbestand is in die tijd sterk gegroeid. We hebben nu meer dan 6000 contacten in onze database. Dat zijn allemaal IT'ers in de brede zin van het woord: van helpdeskmedewerkers tot projectleiders. En alles wat ertussen zit. Een brede waaier dus waar wij voor onze klanten altijd de meest geschikte kandidaat uitzoeken".
Van een zwakke, veelbelovende partner...
"In het begin werkten we met een webbased systeem dat vooral een soort fichebak was. Aanpassingen of customisaties waren bij dat programma niet mogelijk. We waren op zoek naar een manier om een beter overzicht te krijgen en naar een systeem dat ons kon helpen om ons werk efficiënter te doen. We wisten meteen dat Microsoft Dynamics CRM Human Capital een oplossing was waarmee we voor heel lange tijd verder zouden kunnen werken."
Maar toch gebruikte niemand bij Anankei het pakket. Reden? De toenmalige CRM-partner met wie Anankei samenwerkte voor de implementatie was geen meerwaarde voor de Microsoft Dynamics-oplossing. Een bedrijf dat kiest voor Microsoft Dynamics CRM doet dat om haar klantenadministratie en communicatie verder te professionaliseren en om de workflows te optimaliseren. Dat gaat dus verder dan alleen het ICT-aspect behartigen en daarin schoot de eerste CRM-partner van Anankei te kort.
"De mensen van dat bedrijf hebben ons allerlei loze beloften gedaan maar ze losten de verwachtingen niet in. De oplossing was niet aangepast aan de behoeften van Anankei. Daardoor was het systeem heel zwaar, ingewikkeld en niet bruikbaar. Bepaalde en gemakkelijke oplossingen werden voorgesteld als dure en tijdsrovende aanpassingen. Onze medewerkers van de verkoopsdienst en de administratie, voor wie het systeem een handige tool moest zijn, konden er niet mee overweg. En dus hadden we nood aan een betrouwbare CRM-partner die met ons mee kon denken en de aanpassingen kon doen waardoor Microsoft Dynamics CRM Human Capital écht zijn nut kon bewijzen."
... naar een CRM-partner die meedenkt
Anankei maakt er een erezaak van om voor hun klanten de juiste IT'er op de juiste plaats te krijgen. Hoe hebben ze de zoektocht naar een eigen CRM-partner aangepakt?
"Zoals gezegd verhuurt Anankei informatici voor allerlei IT-projecten. Onze database bevat dus ook CRM-specialisten. Eigenlijk konden we dus zelf iemand van onze kennissenkring aanspreken, maar we wilden niet zomaar een CRM-specialist. We wilden een echte partner die ons kon bijstaan. Een consultant. Zo kwamen we bij het team van Tom Moortgat terecht".
Avento is Microsoft Dynamics CRM Partner én SharePoint Partner. Het Avento-team brengt al jarenlang bedrijfsprocessen in kaart: een belangrijke troef tegenover veel andere spelers op de markt. "Applicaties implementeren is één zaak, maar de beoogde business toegevoegde waarden behalen, daar gaat het ons om", aldus Tom Moortgat die managing partner is bij Avento.
"Avento heeft het pakket een upgrade gegeven en echt aangepast op maat van ons bedrijf", knikt Bart De Kerpel. "Nu gebruiken we het pas echt".
Als Microsoft-partner heeft Avento een unieke en vernieuwende oplossing gemaakt op basis van Microsoft Dynamics CRM, namelijk: Microsoft Dynamics CRM Human Capital. Dat is een CRM-pakket op maat van de sector van rekrutering, werving en selectie, outplacement, detachering, headhunting enzovoort. Deze oplossing laat niet alleen toe om kandidaten, klanten en cv's in te geven, maar helpt ook bij het matchen tussen vacatures en sollicitanten. Deze kandidaten kunnen vervolgens een uitnodiging ontvangen voor testen en evaluaties. En eens er een contract is met de klant dan kan de geselecteerde medewerker zijn uren registreren om facturatie en uitgebreide rapportage te vergemakkelijken.
De juiste persoon doorsturen voor elk IT-project: dat is de sterkte van Anankei. "Voor een vacature solliciteren meestal veel kandidaten. Die selecteren we streng: we zijn geen 'doorschuivers van cv's' maar een flexibele en efficiënte dienstverlener die consultants voorstelt die het project technisch aankunnen en die, even belangrijk, passen bij de bedrijfscultuur. Microsoft Dynamics CRM Human Capital helpt bij onze selectie.
We gebruiken de Avento-oplossing om kandidaten te selecteren en te matchen met jobopportuniteiten. We hebben voor geïnteresseerde IT'ers de website www.itjobs4you.be. Vroeger vulden de kandidaten een webformulier in dat dan in onze centrale mailbox belandde. Ook de spontane sollicitaties kwamen daar terecht. Een medewerker van ons moest dus de volledige mailbox scannen op sollicitaties, omzetten in een systeem en doorsturen naar de verantwoordelijke. Dat was veel werk – zeker als we veel respons kregen op een campagne. Die hele workflow wilden we automatiseren. Dat heeft Avento voor ons gedaan."
Automatisatie voor meer productiviteit
Tegenwoordig komt er geen mailbox meer te pas aan de sollicitatieprocedure via www.itjobs4you.be. "Ons CRM-systeem detecteert een binnengekomen mail, maakt zo nodig een nieuw contact aan en vult de gegevens in. Er wordt ook automatisch een link aangemaakt met onze 'opportunities' (mogelijk beschikbare jobs) en er wordt een 'match' gekoppeld voor de verkoper. Hij kan dan de status van de sollicitatie opvolgen. De verantwoordelijke krijgt automatisch een bericht dat iemand gesolliciteerd heeft voor een bepaalde job.
Op zijn beurt krijgt de sollicitant een automatische mail om hem te bedanken voor de sollicitatie en met de contactgegevens van de verantwoordelijke die zijn kandidatuur opvolgt.
Door die automatische taken en mails zijn onze medewerkers productiever. We zien meteen welke kandidaat voor welke job is voorgesteld en wat de jobopportuniteiten zijn. Nieuwe opportuniteiten zijn heel makkelijk aan te maken en met één druk op de knop worden vacatures meteen en automatisch doorgestuurd naar de websites en social networks waarmee we samenwerken. Anderzijds, als een opportuniteit te lang openstaat krijgt de verantwoordelijke medewerker een automatisch bericht om hem aan te zetten tot actie. Ja, de workflow en de interne opvolging zijn nu veel beter dankzij de Human Capital-oplossing van Avento. Indirect is de Microsoft Dynamics CRM Human Capital-oplossing dus een verkoopstool voor ons. Contracten worden nog op een andere manier verwerkt, maar misschien komt dat nog wel."
Gebruiksvriendelijke tool
Eén van de sterke punten van de Avento-oplossing is dat het systeem volledig in Outlook werkt. Het is met andere woorden heel gebruiksvriendelijk. "Microsoft Dynamics wordt nu echt gebruikt want het is een praktische tool op maat geworden", zegt Bart De Kerpel. "De implementatie is vlot verlopen zonder noemenswaardige problemen. Onze medewerkers hebben wel een beetje opleiding nodig gehad, maar eigenlijk wijst het systeem zichzelf uit. Zeker in de meest recente versie. Het CRM-systeem werkt zoals Outlook: een vertrouwde omgeving dus. Onze medewerkers zijn heel tevreden. Het maakt hun job efficiënter. Zo zien ze bijvoorbeeld alleen de jobopportuniteiten van 'hun' klanten. De instellingen zijn aanpasbaar om een volledig overzicht te hebben, maar in eerste instantie zien ze vooral hun eigen werk en taken.
CRM moet het werk en het proces efficiënter maken. Automatisatie kan het natuurlijk ook logger maken wanneer er zoveel velden moeten worden ingevuld zodat het systeem niet meer te hanteren valt. Dat hebben we willen vermijden. Al onze systemen, applicaties en modules moesten onze job eenvoudiger maken.
Een toekomst vol efficiëntie en tijdswinst
Anankei ziet een Bart De Kerpel. "Meer zelfs: er werken veel nieuwe mensen voor ons en we hebben veel mensen een projectverlenging kunnen geven. Nieuwe projecten en sollicitanten gaan bij ons hand in hand. Hoe meer opportuniteiten des te meer mensen we nodig hebben.
We gaan ook steeds verder in het efficiënter maken van onze workflow. Op heel korte termijn start Avento bij ons een nieuw project om de verwerking van facturatie en timesheets verder te automatiseren. Nu gebeurt dat nog met Excel-lijstjes die worden doorgefaxt of gemaild. Ook dat kan online en geautomatiseerd gebeuren.
Een andere mogelijke functionaliteit die we met het team van Avento willen aanpakken is het beheer van ons wagenpark. Met CRM moet het mogelijk zijn om alle informatie over onze firma-auto's te beheren: de contracten, de status van de auto, de kilometerstand, de volgende onderhoudsbeurt...
We willen de applicaties en functionaliteiten van ons systeem dus zeker nog uitbreiden. Meer zelfs. Het is de bedoeling om op korte termijn onze CRM – die nu nog op een interne server draait – onder te brengen in 'de cloud', dus in een flexibele gevirtualiseerde omgeving. Alles zal dan draaien bij Microsoft. Onze bereikbaarheid zal daarmee verhogen. Onze medewerkers zullen dan ook altijd en overal aan hun gegevens kunnen. Aangezien ze meestal van thuis uit werken is dat een 'must'. "
Conclusie
De samenwerking tussen Anankei en Avento is een blijver: daar is Bart De Kerpel van overtuigd. "Microsoft Dynamics CRM is voor ons dé oplossing. Ondanks de moeilijke start is het toch goed gekomen. De miskoop is nu een prachtige tool geworden die we niet meer kunnen missen. Dankzij het Avento-team. We blijven zeker met hen samenwerken.
Of we ook andere bedrijven een samenwerking met Avento zouden aanraden? Neen, want dan hebben ze meer tijd voor ons (lacht) Zeker voor concullega's zou ik Avento niet aanraden (lacht hard)
Neen serieus: tuurlijk beveel ik Avento aan! Het team bestaat uit betrouwbare en vriendelijke mensen die goed werk leveren. Wat ze beloven doen ze ook.
Dat is heel belangrijk want er lopen inderdaad veel cowboys rond.
Ik denk trouwens dat hun aantal alleen nog zal toenemen nu CRM steeds populairder wordt. Er komen steeds meer spelers op de markt die zogezegd op de hoogte zijn van CRM maar een oplossing op maat vraagt toch méér dan programmeerkennis. Avento heeft die bijkomende kennis en ervaring. En daar vaart iedereen wel bij."